I documenti che chiede un auditor, già scritti
Un auditor non chiede se avete un software. Chiede il registro dei trattamenti dell’ultimo trimestre, e se lo aspetta in pochi minuti. Ecco cosa stampa questo sistema e cosa contiene ogni documento.
I documenti
Cosa stampa il sistema, e cosa c’è in ciascuno
Registro dei trattamenti con biocidi
Ogni applicazione di prodotto nel periodo, raggruppata per sottozona.
Su ogni riga
- Data
- Trappola
- Prodotto
- Principio attivo
- Quantità e unità
- Numero di lotto
- Metodo di applicazione
- Riferimento della scheda di sicurezza
- Tecnico
- Numero di patente
- Si apre con una tabella di ogni tecnico che ha applicato un prodotto nel periodo, ciascuno contrassegnato come valido, in scadenza, scaduto o non indicato.
- Il piè di pagina cita BS EN 16636 e BRCGS §4.14.
Registro dei prodotti chimici
Una riga per ogni prodotto mai usato sul sito: principio attivo, numero di registrazione ufficiale, scadenza dell’autorizzazione con quelle scadute segnalate, quante volte è stato applicato, primo e ultimo utilizzo, e quantità sommate per unità di misura e mai tra unità diverse. Conta i prodotti con autorizzazione scaduta e quelli senza scheda di sicurezza, invece di lasciare che ve ne accorgiate voi.
Matrice di controllo delle trappole
Ogni trappola installata, segnata come ispezionata o mancata nel periodo, con una percentuale di copertura e un esito conforme o non conforme. È il documento che risponde a «le avete davvero controllate tutte?».
Rapporto sullo stato delle azioni correttive (CAPA)
Ogni azione correttiva per fase, con la specie, il problema, la causa radice e l’azione intrapresa.
Rapporto su andamenti e punti critici
Rilievi per zona, categoria di infestante e tipo di trappola, con i superamenti di soglia e il livello di rischio più alto, perché un andamento sia una linea e non un’affermazione.
Planimetria del sito e rapporto di installazione delle trappole
La planimetria con ogni trappola nella sua posizione reale, un elenco dell’installazione e uno spazio per la firma di approvazione.
Integrità
Perché il registro regge
Il principio attivo e il riferimento della scheda di sicurezza vengono scritti su ogni riga di applicazione, non ricavati dopo. Modificare l’anagrafica del prodotto l’anno prossimo non riscrive ciò che è stato applicato quest’anno.
La posizione di una trappola viene fissata su ogni ispezione quando si conclude. Spostare la trappola non sposta il suo storico.
Una riga di trattamento che ha già movimentato la scorta non può essere modificata né cancellata. Il sistema vi indirizza a un reso o a una rettifica, perché correggere un registro sovrascrivendolo è il modo in cui un registro smette di essere una prova.
I tecnici non hanno diritti di cancellazione su nessun modello del sistema.
Certificazione
Bio-Pest non è certificato da alcun ente di normazione. Produce documentazione allineata a ciò che chiedono BRCGS e BS EN 16636, e li cita nei rapporti. La certificazione la detiene la vostra azienda, non la conferisce un software.
Raccontateci i vostri siti
Quanti tecnici avete e a quali audit sono sottoposti i vostri clienti. Vi diremo con franchezza se la suite fa per voi.
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